Politique de confidentialité

Serco Canada Inc. et ses filiales et sociétés affiliées (collectivement « Serco “ ou ” nous “ ou ” notre ») s'engagent à respecter votre vie privée. La présente politique de confidentialité décrit la façon dont nous recueillons, utilisons, divulguons, en rigistrons et traitons les renseignements qui peuvent vous identifier en tant qu'individu ( » renseignements personnels “) afin de fournir des services d'évaluation en ligne des agents de sécurité et des détectives privés au nom du Solliciteur général de l'Ontario (ci-après, le ” ministère “) en vertu de l'entente no PSD-0240/appel d'offres 16704 (ci-après, les ” services SGT “ ou les ” services d'évaluation »).

En outre, la présente politique de confidentialité indique comment vous pouvez contrôler la collecte, la correction et/ou la suppression de vos informations personnelles. Nous n'utiliserons ni ne partagerons vos informations avec quiconque, sauf dans les cas décrits dans la présente politique de protection de la vie privée. Nous vous conseillons vivement de lire cette politique de confidentialité afin de comprendre notre engagement envers vous et votre vie privée, ainsi que la manière dont vous pouvez participer à cet engagement.

En vous inscrivant aux services de la SGT (p. ex., en passant un examen surveillé), Serco recueille et traite vos renseignements personnels exclusivement pour le compte du ministère du Solliciteur général, conformément aux lois applicables et à la présente politique de confidentialité. Dans son rôle de fournisseur de services, Serco agit uniquement à titre de mandataire du Ministère et uniquement conformément aux directives du Ministère et à l’autorité que lui confère la loi.

I. AUTORITÉ JURIDIQUE

Vos renseignements personnels sont recueillis pour le compte du ministère du Solliciteur général en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée, L.R.O. 1990, chap. F.31, dans sa version modifiée, et sont protégés par celle-ci.

La collecte est autorisée en vertu du paragraphe 38(2) de la LAIPVP, car elle est nécessaire à la bonne administration d’une activité légalement autorisée, soit l’administration des examens obligatoires des agents de sécurité et des enquêteurs privés exigés en vertu de la Loi de 2005 sur les services privés de sécurité et d’enquête, L.O. 2005, chap. 34, ainsi que du Règlement de l’Ontario 26/10 (Formation et examens).

Serco administre les services d’examen à titre de fournisseur de services et de mandataire du Ministère et ne possède aucune autorité indépendante pour déterminer les fins ou les moyens de la collecte ou de l’utilisation des renseignements personnels.

II. INFORMATIONS PERSONNELLES QUE NOUS COLLECTONS

Serco peut recueillir les renseignements personnels suivants, soit directement auprès de vous, soit par l’entremise de plateformes d’examen sécurisées et/ou de fournisseurs de services tiers approuvés :

• Nom et prénom
• Date de naissance
• Adresse couriel
• Adresse postale
• Numéro de téléphone
• Sexe
• Informations sur le candidat / Numéro d'achèvement de la formation (« TCN »)
• Type de test/langue
• Horodatage
• Nom de l'épreuve
• Détails techniques
• Enregistrements audio et vidéo de votre essais du test, capturés via votre webcam, votre microphone et/ou votre partage d'écran (qui commence quelques secondes avant le début du test et se termine quelques secondes après la fin du test).

Serco peut recueillir et traiter des renseignements limités relatifs aux cartes de paiement lorsque vous effectuez une transaction. Tous les paiements sont traités par l’entremise de processeurs tiers sécurisés conformes à la norme PCI. Serco ne conserve pas les numéros complets de carte ni les codes de sécurité des cartes. Les renseignements de paiement sont utilisés uniquement pour effectuer des transactions autorisées, prévenir la fraude et satisfaire aux exigences comptables ou légales. Les renseignements recueillis ne sont ni vendus ni partagés, sauf avec des fournisseurs de services de paiement ou lorsque la loi l’exige.

En plus des renseignements personnels énumérés ci-dessus, Serco peut recueillir certains renseignements techniques au moyen de témoins (cookies) et de technologies de suivi similaires. Les témoins sont de petits fichiers de données placés sur votre appareil qui soutiennent la fonctionnalité, la sécurité et le rendement des services d’examen. Les témoins permettent à la plateforme de reconnaître votre appareil, de maintenir votre session, d’enregistrer vos préférences, de permettre l’authentification, de soutenir l’optimisation du rendement et de fournir des analyses visant à améliorer la prestation des services

Les services d’examen peuvent utiliser à la fois des témoins de session, qui expirent lorsque vous fermez votre navigateur, et des témoins persistants, qui demeurent sur votre appareil pour les visites ultérieures. Vous pouvez désactiver les témoins dans les paramètres de votre navigateur; toutefois, cette désactivation peut avoir une incidence sur la fonctionnalité des services d’examen. Serco et ses fournisseurs de services d’analyse peuvent également consigner certains renseignements techniques, tels que l’adresse IP, le type de navigateur, les renseignements relatifs à l’appareil, les systèmes d’exploitation, les horodatages (date et heure) et d’autres détails de configuration du système, afin d’assurer l’intégrité, la sécurité et le rendement des services.

III. UTILISATION DE L'INTELLIGENCE ARTIFICIELLE

Serco utilise des outils appuyés par l’intelligence artificielle (« IA ») afin d’aider les surveillants d’examen de Serco à repérer d’éventuelles violations des politiques d’examen (c.-à-d. des « événements »), notamment, sans s’y limiter :

• l’utilisation d’appareils non autorisés;
• les mouvements des yeux et du corps (p. ex., regard hors écran, absence de personne devant la caméra);
• la détection de la présence d’une personne non autorisée;
• des schémas de frappe au clavier ou des comportements anormaux.

Bien que l’IA contribue à la détection des événements, elle ne prend aucune décision quant à la détermination d’une violation des politiques d’examen. Seules les alertes générées par l’IA nécessitant un examen plus approfondi sont évaluées par des professionnels humains. Toutes les décisions ayant une incidence sur le statut de votre examen sont prises par des surveillants humains qualifiés.

Les renseignements personnels recueillis dans le cadre des services d’examen ou de surveillance ne sont pas utilisés pour entraîner, réentraîner, ajuster, améliorer ou développer des systèmes d’intelligence artificielle, ni à des fins de développement de produits, commerciales, d’amélioration des systèmes ou d’utilisations secondaires, sauf autorisation écrite expresse du Ministère et dans la mesure permise par la loi. L’entraînement des systèmes d’IA est effectué à l’aide de données libres (open source), de données synthétiques et de données générées par des employés.

IV. POURQUOI NOUS COLLECTONS CES INFORMATIONS

Serco recueille vos renseignements personnels afin de vous fournir les services de la SGT pour le compte du Ministère. Les renseignements personnels sont recueillis uniquement dans la mesure nécessaire à l’administration des examens obligatoires, à la vérification de l’identité, au maintien de l’intégrité des examens, au soutien des mesures d’adaptation, au traitement des frais ainsi qu’au respect des obligations légales et contractuelles. Les renseignements personnels ne sont pas utilisés par Serco à des fins commerciales indépendantes ni à des fins de formation des systèmes, d’analyse ou d’amélioration, autrement que dans la mesure nécessaire à la prestation des services d’examen, conformément à l’autorisation du Ministère.

V. CONSENTEMENT

Lorsque nous vous demandons votre consentement, nous ne collectons et n'utilisons vos informations personnelles que dans la mesure où vous avez donné votre consentement et comme décrit dans la présente politique.

Les renseignements personnels sont recueillis et utilisés en vertu d’une autorité législative et du mandat du Ministère. Lorsque le consentement est requis (par exemple, lorsque des entités de formation partagent des renseignements afin de permettre l’admissibilité aux examens), celui‑ci est obtenu conformément aux lois applicables et ne remplace pas l’autorité législative.

La réussite de l’examen est obligatoire pour être admissible à l’obtention d’un permis. Le retrait du consentement peut avoir une incidence sur la capacité d’administrer ou de compléter l’examen, sous réserve des exigences du Ministère et des lois applicables.

Dans certains cas exceptionnels, nous serons légalement autorisés, en vertu de la loi applicable, à traiter vos informations sans votre consentement.

VI. QUAND ET AVEC QUI NOUS PARTAGEONS VOS INFORMATIONS PERSONNELLES

Seuls les utilisateurs autorisés ¹ ont accès à vos informations personnelles. Serco partage vos informations personnelles avec le ministère dans le but de fournir les services SGT. Serco peut partager vos renseignements personnels avec des tiers tels que des vendeurs, des entrepreneurs et d'autres fournisseurs de services que nous engageons pour effectuer les tâches nécessaires à la prestation des services SGT. De plus, vous pouvez nous autoriser à communiquer vos résultats d’examen à ServiceOntario à des fins de délivrance de permis. Ces parties n’ont accès qu’aux renseignements nécessaires à l’exécution de leurs fonctions. Nos fournisseurs de services sont tenus, en vertu d’obligations contractuelles, de protéger vos renseignements personnels et de les utiliser uniquement aux fins de la prestation des services de la SGT.

Les informations personnelles que vous fournissez à Serco ne sont jamais divulguées à des tiers sans avis préalable et/ou sans votre consentement, sauf dans les cas suivants:

• Serco peut être tenu par les forces de l'ordre, les institutions gouvernementales ou les autorités judiciaires ou réglementaires de fournir des informations sur des utilisateurs individuels sans vous en avertir.
• Vos informations peuvent être divulguées à titre confidentiel dans le cadre d'une enquête sur une rupture de contrat présumée, une violation des politiques ou procédures de Serco ou une infraction à la loi.
• Serco peut être tenu de partager vos informations personnelles dans le cadre de la résolution d'une violation de la sécurité des données ou d'une procédure judiciaire.

Nous ne vendons pas vos informations personnelles à d'autres organisations ou sociétés. Les renseignements personnels ne sont pas communiqués aux fournisseurs de services à des fins de formation de l’intelligence artificielle, d’amélioration des systèmes ou d’utilisations secondaires.

VII. LOCALISATION ET SÉCURITÉ DES DONNÉES

Les données de vidéoconférence sont traitées aux États‑Unis; toutefois, tous les renseignements personnels sont stockés au Canada, dans des centres de données canadiens. Toutes les données sont chiffrées lors de la transmission et au repos au moyen de la norme de chiffrement avancée AES‑256 (« AES 256 ») ou d’un niveau supérieur, conformément à la norme GO‑ITS 25.12 – Exigences de sécurité relatives à l’utilisation de la cryptographie. Tous les renseignements recueillis sont classifiés et se voient attribuer un niveau de sensibilité conformément à la Politique de classification de la sécurité et de la protection de la vie privée de l’information (« ISPC ») du gouvernement de l’Ontario

Pour obtenir de plus amples renseignements sur la norme GO ITS 25.12, veuillez consulter le site suivant : https://www.ontario.ca/page/go-its-2512-use-cryptography.

L’accès aux renseignements personnels par tout employé ou sous‑traitant de Serco, que ce soit par l’entremise des systèmes de Serco, du Ministère ou de tiers, est révoqué immédiatement en cas de démission, de cessation d’emploi, de mise à pied permanente ou de congé prolongé (autre que les vacances ou un congé de maladie de courte durée).

VIII. CONSERVATION DES DONNÉES

Conformément à son contrat avec le ministère, Serco conserve vos informations personnelles, à l'exception des enregistrements vidéo et audio, pendant sept (7) ans après la fin du contrat. Les informations relatives aux enregistrements vidéo et audio seront conservés sur les serveurs de Serco au Canada pendant une période de 30 jours. Après la période de conservation applicable, Serco assure la destruction sécurisée et irréversible des documents papier ou électroniques contenant vos renseignements personnels lorsqu'ils ne sont plus nécessaires à la prestation des services de SGT ou au respect des obligations de Serco en vertu du contrat conclu avec l'Ontario ou de la loi applicable.

IX. VOS DROITS

Vous avez le droit d’accéder à vos renseignements personnels, de les mettre à jour, de les supprimer ou de limiter leur utilisation et leur communication, tel que précisé ci‑dessous. Les demandes ou questions relatives à la protection de la vie privée peuvent être adressées à Serco à titre de fournisseur de services. Toutefois, les décisions finales prises en vertu de la LAIPVP relèvent du ministère du Solliciteur général.

• Accès : Vous pouvez soumettre une demande d'accès aux informations relatives à vos informations personnelles détenues par Serco et/ou à des détails supplémentaires sur toutes les divulgations à des tiers. Si vous souhaitez obtenir ou transférer vos informations personnelles, sous réserve de vérification de votre identité, nous vous fournirons vos informations personnelles dans un format électronique structuré et couramment utilisé.
• Si vos informations personnelles changent ou sont inexactes, vous avez le droit de demander des modifications pour mettre à jour ou corriger vos informations.
• Effacer : Sauf exceptions, vous avez le droit de demander à Serco de supprimer (ou de rendre anonymes) vos informations personnelles pour un certain nombre de raisons, notamment (i) si les informations personnelles ne sont plus nécessaires à leur finalité initiale et qu'il n'existe pas de nouvelle finalité légale ; ou (ii) si la base légale du traitement de vos informations personnelles est votre consentement et que vous retirez ce consentement.
• Par exemple, vous pouvez demander à Serco de supprimer (ou d'anonymiser) vos informations personnelles que Serco n'est plus tenu de conserver conformément à l'art. VIII.
• Limitation de l'utilisation et de la divulgation : vous avez le droit de restreindre le traitement de vos informations personnelles à tout moment pour de multiples raisons, par exemple pour contester l'exactitude de vos informations personnelles. Ce droit signifie que nous nous abstiendrons d'utiliser vos informations personnelles pendant la période pour laquelle ce droit est exercé.

Tous les efforts raisonnables seront faits avant la divulgation des informations pour confirmer votre identité. Si vous souhaitez, à tout moment, exercer l'un de ces droits ou obtenir de plus amples informations, veuillez contacter Serco en utilisant l'un des moyens de communication énumérés à l'art. XII ci-dessous.

X. RÉPONDRE À UNE DEMANDE

Si Serco reçoit une demande de votre part visant à exercer un ou plusieurs des droits prévus à l’article IX, nous y répondrons dans un délai de trente (30) jours civils suivant la réception de la demande. Si Serco a besoin de plus de temps pour y répondre, nous vous informerons par écrit des motifs du délai et de la période de prolongation applicable. Serco prendra des mesures raisonnables pour vérifier l’identité du demandeur et peut refuser la demande si l’identité ne peut être confirmée.

Lorsque Serco a divulgué vos informations personnelles à des tiers, conformément à la présente politique, et sauf si le respect de cette politique exige des efforts disproportionnés, Serco informera ces tiers de votre demande.

XI. MODIFICATIONS DE LA PRÉSENTE POLITIQUE DE PROTECTION DE LA VIE PRIVÉE

Afin de suivre l'évolution de la législation et des meilleures pratiques, nous pouvons réviser la présente politique de confidentialité à tout moment. Toute modification de la présente politique de confidentialité sera publiée ici. Lorsque la législation applicable en matière de protection de la vie privée l'exige et qu'une modification importante est apportée à la présente politique de protection de la vie privée, nous pouvons vous en avertir en plaçant un avis sur notre site web. Nous vous encourageons à consulter régulièrement cette page pour prendre connaissance des éventuelles modifications. La date de la dernière mise à jour de la présente politique est indiquée en haut de la page. Vous reconnaissez et acceptez qu'il vous incombe de revoir périodiquement la présente politique de protection de la vie privée.

XII. QUESTIONS ET INFORMATIONS DE CONTACT

Serco assume l'entière responsabilité de la gestion et de la confidentialité des informations personnelles qu'elle recueille par le biais de son site web, de ses événements, de ses produits ou de ses services. En fournissant cette politique de confidentialité, Serco s'engage à protéger les informations personnelles que vous lui communiquez. Nous révisons régulièrement nos pratiques de traitement des informations en ligne pour nous assurer que nous respectons la présente politique de confidentialité.

Si vous pensez que Serco ne respecte pas la présente politique de confidentialité, si vous avez des inquiétudes concernant les pratiques de Serco en matière de traitement des informations personnelles ou si vous souhaitez exercer vos droits tels que décrits ci-dessus, veuillez nous contacter:

Nom: Équipe d'aide à la clientèle
Site Web: https://ontariosecuritytesting.com/TRV/Home/ContactUs
Par courrier électronique: sgt@drivetest.ca
Adresse postale: 37 Carl Hall Rd, North York, ON M3K2B6
Téléphone gratuit: 1-866-248-2555

[1] Les utilisateurs autorisés sont ceux qui ont besoin de connaître ces informations dans le cadre de la prestation des services SGT et qui sont spécifiquement autorisés par le Ministère à avoir un tel accès à vos Informations Personnelles.