Politique de confidentialité

Serco Canada Inc. et ses filiales et sociétés affiliées (collectivement « Serco “ ou ” nous “ ou ” notre ») s'engagent à respecter votre vie privée. La présente politique de confidentialité décrit la façon dont nous recueillons, utilisons, divulguons, en rigistrons et traitons les renseignements qui peuvent vous identifier en tant qu'individu ( » renseignements personnels “) afin de fournir des services d'évaluation en ligne des agents de sécurité et des détectives privés au nom du Solliciteur général de l'Ontario (ci-après, le ” ministère “) en vertu de l'entente no PSD-0240/appel d'offres 16704 (ci-après, les ” services SGT “ ou les ” services d'évaluation »).

En outre, la présente politique de confidentialité indique comment vous pouvez contrôler la collecte, la correction et/ou la suppression de vos informations personnelles. Nous n'utiliserons ni ne partagerons vos informations avec quiconque, sauf dans les cas décrits dans la présente politique de protection de la vie privée. Nous vous conseillons vivement de lire cette politique de confidentialité afin de comprendre notre engagement envers vous et votre vie privée, ainsi que la manière dont vous pouvez participer à cet engagement.

En vous inscrivant aux services SGT (par exemple, en passant un examen surveillé) et en fournissant vos informations personnelles à Serco, vous reconnaissez et consentez à ce que Serco collecte, utilise, transfère, traite et/ou enrigistre vos informations personnelles conformément à la présente politique et à toute déclaration de confidentialité supplémentaire qui pourrait vous concerner.

I. AUTORITÉ JURIDIQUE

Vos renseignements personnels sont recueillis et protégés en vertu de la loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée, L.R.O. 1990, c. F. 31, telle que modifiée. L'utilisation de ce logiciel de surviellance assisté par intelligence artificielle est nécessaire à des fins commerciales légales et légitimes de l’adiminstration et surveillance d'examen en ligne pour agents de sécurité et détectives privés (ci-après, « services SGT » ou « services d'examen »).

Lorsque vous vous êtes inscrit aux services SGT, vous avez accepté un consentement explicite que Serco utilise vos données personnelles pour améliorer et former les systèmes d'IA et d'examen de Serco. Si vous souhaitez retirer ce consentement, veuillez vous référer à l'Art. V.

II. INFORMATIONS PERSONNELLES QUE NOUS COLLECTONS

Serco recueillera, soit directement auprès de vous, ou directement via la plateforme de services de test et/ou de fournisseurs de services tiers, les informations personnelles suivantes:

• Nom et prénom
• Date de naissance
• Adresse couriel
• Adresse postale
• Numéro de téléphone
• Sexe
• Informations sur le candidat / Numéro d'achèvement de la formation (« TCN »)
• Type de test/langue
• Horodatage
• Nom de l'épreuve
• Détails techniques
• Enregistrements audio et vidéo de votre essais du test, capturés via votre webcam, votre microphone et/ou votre partage d'écran (qui commence quelques secondes avant le début du test et se termine quelques secondes après la fin du test).

Cookies et autres technologies de suivi:

• Nous utilisons diverses technologies pour collecter des informations, notamment des cookies. Un cookie est un petit fichier placé sur votre appareil. Sur le web, les cookies remplissent de nombreuses fonctions différentes, comme vous permettre de naviguer efficacement entre les pages, mémoriser vos préférences et, de manière générale, améliorer votre expérience sur un site web. Les cookies rendent l'interaction entre vous et le site web plus rapide et plus facile. Si un site web n'utilise pas de cookies, il pensera que vous êtes un nouveau visiteur chaque fois que vous passez à une nouvelle page du site - par exemple, lorsque vous entrez vos données de connexion et que vous passez à une autre page, il ne vous reconnaîtra pas et ne sera pas en mesure de vous garder connecté.
• Nos services utilisent des cookies et des technologies similaires pour identifier votre appareil et permettre le fonctionnement de nos fonctionnalités, y compris la possibilité de vous connecter à votre compte, l'authentification, la sécurité, la conservation des préférences, l'optimisation des performances et l'analyse des données.
• Si vous ne souhaitez pas recevoir de cookies, vous pouvez modifier les paramètres de votre navigateur. Si vous utilisez nos services sans modifier les paramètres de votre navigateur, nous supposerons que vous acceptez de recevoir tous les cookies sur les sites web de la société. Veuillez noter que nos services ne fonctionneront pas correctement sans cookies.
• Certains de nos cookies sont conservés après la fermeture de votre navigateur web et peuvent être utilisés lors de visites ultérieures de nos services pour nous permettre de vous reconnaître en tant qu'utilisateur existant.
• Nous enregistrons certaines informations et les conservons dans des fichiers journaux lorsque vous interagissez avec nos services. Ces informations peuvent inclure l'adresse IP, les informations sur le navigateur, les informations sur l'appareil, le fournisseur d'accès à Internet, le système d'exploitation, l'horodatage et d'autres informations sur la configuration du système. Nous et nos fournisseurs d'analyses recueillons et conservrons également des informations analytiques lorsque vous utilisez nos services afin de nous aider à les améliorer.

III. UTILISATION DE L'INTELLIGENCE ARTIFICIELLE

Serco utilise l'intelligence artificielle ( » IA “) pour aider les surveillants d'examen de Serco à identifier les infractions potentielles de la politique d'examen (c'est-à-dire ¸ les ” événements »), y compris, mais sans s'y limiter:

• Utilisation non autorisée de l'appareil
• Mouvements des yeux et du corps (par exemple, regard sur l'écran, pas de personne devant la caméra)
• Personne non autorisée détectée
• Motifs de frappe

Bien que l'IA aide à identifier les événements, elle ne décide pas si vous avez enfreint la politique d'examen. Seules les alertes de l'IA nécessitant une révision plus approfondi évaluées par des professionnels humains.

La formation à l'IA est réalisée à l'aide de sources ouvertes, de données synthétiques et de données générées par les employés. Serco peut également utiliser vos informations personnelles pour améliorer et former les systèmes l'IA et le systéme de surveillance de Serco.

Pour plus d'informations sur l'utilisation de l'IA par Serco lors de votre expérience de surveillance, veuillez nous contacter en utilisant l'un des moyens de communication énumérés à l'article XII ci-dessous. XII ci-dessous.

IV. POURQUOI NOUS COLLECTONS CES INFORMATIONS

Serco recueille vos informations personnelles pour vous fournir des services SGT au nom du ministère.

Pour assurer la sécurité et l'intégrité du processus d'examen, surveillez, examinez et, le cas échéant, enregistrez la session d'examen via votre webcam, de votre microphone ou de votre partage d'écran afin de détecter les comportements ou les activités indiquant une tricherie potentielle (c'est-à-dire les « événements »), y compris, mais sans s'y limiter, l'utilisation d'un appareil ou d'un téléphone, le fait de regarder en dehors de l'écran ou la présence d'une autre personne. Bien que Serco utilise l'IA pour générer des alertes et détecter les événements susceptibles de se produire au cours du processus d'examen, comme indiqué ci-dessus, les surveillants sont chargés de déterminer s'il convient d'expulser un candidat de l'examen sur la base des données audio et/ou vidéo examinées.

Nous pouvons également utiliser vos informations personnelles à des fins commerciales légitimes liées à l'amélioration de nos services SGT, à l'amélioration du contenu et de la fonctionnalité des services d'examen et à d'autres fins légitimes pour nous-mêmes et le ministère. Par exemple, Serco peut utiliser vos informations personnelles pour améliorer et former ses systèmes d'IA et de surveillance.

V. CONSENTEMENT

Lorsque nous vous demandons votre consentement, nous ne collectons et n'utilisons vos informations personnelles que dans la mesure où vous avez donné votre consentement et comme décrit dans la présente politique.

Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment en exerçant les droits décrits à l'art. IX de la présente politique. Veuillez noter que le retrait de votre consentement peut affecter notre capacité à vous fournir les services SGT nécessaires et pourrait avoir une incidence sur votre capacité à obtenir et/ou à renouveler votre licence auprès du ministère.

Dans certains cas exceptionnels, nous serons légalement autorisés, en vertu de la loi applicable, à traiter vos informations sans votre consentement.

VI. QUAND ET AVEC QUI NOUS PARTAGEONS VOS INFORMATIONS PERSONNELLES

Seuls les utilisateurs autorisés ont accès à vos informations personnelles. Serco partage vos informations personnelles avec le ministère dans le but de fournir les services SGT. Serco peut partager vos renseignements personnels avec des tiers tels que des vendeurs, des entrepreneurs et d'autres fournisseurs de services que nous engageons pour effectuer les tâches nécessaires à la prestation des services SGT. En outre, vous pouvez nous autoriser à communiquer les résultats de vos tests à Service Ontario à des fins d'octroi de licences. Les tiers n'ont accès à ces informations que dans la mesure où cela est nécessaire à l'exécution de leurs fonctions.

Les informations personnelles que vous fournissez à Serco ne sont jamais divulguées à des tiers sans avis préalable et/ou sans votre consentement, sauf dans les cas suivants:

• Serco peut être tenu par les forces de l'ordre, les institutions gouvernementales ou les autorités judiciaires ou réglementaires de fournir des informations sur des utilisateurs individuels sans vous en avertir.
• Vos informations peuvent être divulguées à titre confidentiel dans le cadre d'une enquête sur une rupture de contrat présumée, une violation des politiques ou procédures de Serco ou une infraction à la loi.
• Serco peut être tenu de partager vos informations personnelles dans le cadre de la résolution d'une violation de la sécurité des données ou d'une procédure judiciaire.

Nous ne vendons pas vos informations personnelles à d'autres organisations ou sociétés.

VII. LOCALISATION ET SÉCURITÉ DES DONNÉES

Les données de vidéoconférence sont traitées aux États-Unis, mais toutes les informations personnelles sont conservés au Canada dans des centres de données canadiens. Toutes les données sont cryptées en transit et au repos à l'aide de la norme Advanced Encryption Standard 256 (« AES256 ») ou d'une norme plus élevée, conformément à l'article 25.12 des NTICG - Exigences de sécurité pour l'utilisation de la cryptographie. Toutes les informations collectées seront classées et rendues sensibles conformément à l'article 25.12 des normes de sécurité pour l'utilisation de la cryptographie, à la politique de classification de la sécurité de l'information et de la protection de la vie privée du gouvernement de l'Ontario (ISPC) et seront cryptées en transit et au repos. Pour de plus amples informations sur la norme GO-ITS 25.12, veuillez consulter le site suivant https://www.ontario.ca/page/go-its-2512-use-cryptography.

Tout employé ou sous-traitant de Serco qui dispose d'un niveau d'accès aux informations personnelles en tant qu'utilisateur autorisé de tout système électronique de Serco, du ministère ou d'un tiers utilisé pour collecter des informations personnelles verra son accès d'utilisateur révoqué immédiatement en cas de démission, de licenciement, de mise à pied permanente ou de congé prolongé (autre que des vacances ou des congés de maladie de courte durée).

VIII. CONSERVATION DES DONNÉES

Conformément à son contrat avec le ministère, Serco conserve vos informations personnelles, à l'exception des enregistrements vidéo et audio, pendant sept (7) ans après la fin du contrat. Les informations relatives aux enregistrements vidéo et audio seront conservés sur les serveurs de Serco au Canada pendant une période de 30 jours. Après la période de conservation applicable, Serco assure la destruction sécurisée et irréversible des documents papier ou électroniques contenant vos renseignements personnels lorsqu'ils ne sont plus nécessaires à la prestation des services de SGT ou au respect des obligations de Serco en vertu du contrat conclu avec l'Ontario ou de la loi applicable.

IX. VOS DROITS

Vous avez le droit d'accéder, de mettre à jour, de supprimer ou de limiter l'utilisation et la divulgation de vos informations personnelles comme indiqué ci-dessous. Notez toutefois que les décisions concernant toute demande que vous faites au sujet de vos informations personnelles relèvent en dernier ressort du ministère.

• Accès : Vous pouvez soumettre une demande d'accès aux informations relatives à vos informations personnelles détenues par Serco et/ou à des détails supplémentaires sur toutes les divulgations à des tiers. Si vous souhaitez obtenir ou transférer vos informations personnelles, sous réserve de vérification de votre identité, nous vous fournirons vos informations personnelles dans un format électronique structuré et couramment utilisé.
• Si vos informations personnelles changent ou sont inexactes, vous avez le droit de demander des modifications pour mettre à jour ou corriger vos informations.
• Effacer : Sauf exceptions, vous avez le droit de demander à Serco de supprimer (ou de rendre anonymes) vos informations personnelles pour un certain nombre de raisons, notamment (i) si les informations personnelles ne sont plus nécessaires à leur finalité initiale et qu'il n'existe pas de nouvelle finalité légale ; ou (ii) si la base légale du traitement de vos informations personnelles est votre consentement et que vous retirez ce consentement.
• Par exemple, vous pouvez demander à Serco de supprimer (ou d'anonymiser) vos informations personnelles que Serco n'est plus tenu de conserver conformément à l'art. VIII.
• Limitation de l'utilisation et de la divulgation : vous avez le droit de restreindre le traitement de vos informations personnelles à tout moment pour de multiples raisons, par exemple pour contester l'exactitude de vos informations personnelles. Ce droit signifie que nous nous abstiendrons d'utiliser vos informations personnelles pendant la période pour laquelle ce droit est exercé.

Tous les efforts raisonnables seront faits avant la divulgation des informations pour confirmer votre identité. Si vous souhaitez, à tout moment, exercer l'un de ces droits ou obtenir de plus amples informations, veuillez contacter Serco en utilisant l'un des moyens de communication énumérés à l'art. XII ci-dessous.

X. RÉPONDRE À UNE DEMANDE

Si Serco reçoit une demande de votre part d'exercer un ou plusieurs de vos droits, nous y répondrons dans un délai de trente (30) jours calendaires à compter de la réception de la demande. Si Serco a besoin de plus de temps, nous vous informerons par écrit de la raison et de la période de prolongation. Serco prendra des mesures raisonnables pour vérifier l'identité du demandeur et pourra refuser la demande si l'identité ne peut être confirmée.

Lorsque Serco a divulgué vos informations personnelles à des tiers, conformément à la présente politique, et sauf si le respect de cette politique exige des efforts disproportionnés, Serco informera ces tiers de votre demande.

XI. MODIFICATIONS DE LA PRÉSENTE POLITIQUE DE PROTECTION DE LA VIE PRIVÉE

Afin de suivre l'évolution de la législation et des meilleures pratiques, nous pouvons réviser la présente politique de confidentialité à tout moment. Toute modification de la présente politique de confidentialité sera publiée ici. Lorsque la législation applicable en matière de protection de la vie privée l'exige et qu'une modification importante est apportée à la présente politique de protection de la vie privée, nous pouvons vous en avertir en plaçant un avis sur notre site web. Nous vous encourageons à consulter régulièrement cette page pour prendre connaissance des éventuelles modifications. La date de la dernière mise à jour de la présente politique est indiquée en haut de la page. Vous reconnaissez et acceptez qu'il vous incombe de revoir périodiquement la présente politique de protection de la vie privée.

XII. QUESTIONS ET INFORMATIONS DE CONTACT

Serco assume l'entière responsabilité de la gestion et de la confidentialité des informations personnelles qu'elle recueille par le biais de son site web, de ses événements, de ses produits ou de ses services. En fournissant cette politique de confidentialité, Serco s'engage à protéger les informations personnelles que vous lui communiquez. Nous révisons régulièrement nos pratiques de traitement des informations en ligne pour nous assurer que nous respectons la présente politique de confidentialité.

Si vous pensez que Serco ne respecte pas la présente politique de confidentialité, si vous avez des inquiétudes concernant les pratiques de Serco en matière de traitement des informations personnelles ou si vous souhaitez exercer vos droits tels que décrits ci-dessus, veuillez nous contacter:

Nom: Équipe d'aide à la clientèle
Site Web: https://ontariosecuritytesting.com/TRV/Home/ContactUs
Par courrier électronique: sgt@drivetest.ca
Adresse postale: 37 Carl Hall Rd, North York, ON M3K2B6
Téléphone gratuit: 1-866-248-2555

[1] Les utilisateurs autorisés sont ceux qui ont besoin de connaître ces informations dans le cadre de la prestation des services SGT et qui sont spécifiquement autorisés par le Ministère à avoir un tel accès à vos Informations Personnelles.